無料で使える飲食店向けの仕入・発注システムを試してみました。

親の食堂のDX体験記。食材の発注はマスター(父)の仕事。ほぼ毎日、取引先の卸業者さんに電話をかけて食材を注文しています。電話では履歴が追えないので、「言った言わない」が発生し、思いがけずに欠品が出る場合もあります。そこで、スマホで簡単に発注できて履歴が追えるような発注システムを試してみました。

親の食堂では、食材の発注は電話。毎日、どこかの取引先に電話をかけています。親の食堂の冷蔵庫は大きくないので、酒屋さんに関しては2日に1回のペースで電話しています。その他食材、調味料、備品の発注を合わせると、毎月30回以上、発注の電話をかけている計算になります。

電話での発注では、言い間違いや聞き間違い、発注のし忘れも起こりえますし、必ず取引先の営業時間中に電話をかける必要があります。

親の食堂では夜に食材が不足することが多いので、夜の業務終了後に食材の在庫状況を確認して発注して、朝の早い時間に取引先に確認してもらえるのが一番効率が良かったりします。

そこで、取引先の営業時間外でもスマホで発注が出来て、発注した内容が後で確認が出来るような仕入・発注システムを調べてみました。

飲食店向けの仕入・発注アプリとは

飲食店向けの仕入・発注アプリは、スマートフォンやパソコンなどの端末を使って、仕入れ先との注文を行えるシステムのことです。従来の電話注文や紙の注文書作成に比べ、注文の受付から発注までの時間を短縮することができ、店舗側の業務負担を軽減することができます。また、電話の場合、仕入れ先の営業時間に連絡する必要がありますが、仕入れ・発注アプリであれば、閉店後の落ち着いた時間に注文が出来るため注文ミスが減り、しっかりと在庫管理が出来ます。また、注文した内容の履歴を記録する機能もあり、これを使うことで需要予測ができるため、在庫管理の見直しに役立ちます。

仕入・発注アプリのメリットについて

業務効率化

仕入・発注アプリは、事前にいつも注文している商品を登録しておくことができ、スマートフォンでタップして直感的に注文ができるので、従来の電話注文や紙の注文書作成に比べ発注までの時間を短縮できます。これにより、仕入れ担当者の業務負担を軽減することができます。

発注ミスを減らすことが可能

電話やFAXによる従来の発注方法では、聞き間違いや書き間違いによる注文ミスが発生することがありました。しかし、仕入れ・発注システムでは、いつも注文する商品を登録してけるので、間違いが減ります。また、注文確認画面により顧客自身が注文内容を再確認できるため、ミスに気づきやすくなっています。

在庫管理の業務改善

オンライン発注システムは、注文の履歴を記録する機能があります。この機能を使うことで、過去の注文履歴から需要予測を行い、在庫管理を改善することができます。例えば、過去の注文履歴からどの商品が人気があるかや、どの時間帯に注文が多いかを把握することで、適切な在庫管理ができます。

無料で使える飲食店向けの仕入・発注アプリの紹介

飲食店向けの無料の仕入・発注システムを調べたところ「PlaceOrders」「OrderTime」「食べログ仕入発注」というアプリがありました。

どのアプリも、初めに飲食店側でアプリを操作して、発注先（取引先の卸業者さん）と商品名を登録する必要があります。始めの登録作業は大変ですが、登録が終われば数回のタップで発注がかけられます。なお、発注先の登録時に、メールで発注するのかそれともFAXで発注するのかを登録する必要があるため、まずは取引先の卸業者さんに電話して、メールやFAXで発注を受け付けてもらえるのかを確認する必要があります。

PlaceOrdersについて

「PlaceOrders」は、飲食店.com　が提供する、発注アプリです。飲食店.comの無料会員登録をすることで、無料で利用できます。ただし無料プランでは月に30回という発注回数の制限があります。親の食堂では30回を超える可能性があるため利用しませんでした。

OrderTimeについて

「OrderTime」は飲食店側は無料で利用できますが、発注先に「BtoBプラットフォーム受発注ライト」という有料のサービスでの受注をお願いする必要があります。親の食堂からの注文だけで、受注方法を指定するのもちょっと難しいかなと。

食べログ仕入発注について

「食べログ仕入発注」は、食べログが提供する発注アプリです。食べログの無料の店舗会員登録をすることで、無料で利用できます。発注回数は無制限で利用できます。また、発注先の情報や商品の登録がエクセルを使用したCSVで登録できるので、簡単に登録できます。また、FAXが何かのエラーで届かなかった場合はその旨メールが届きます。また操作画面もシンプルで一番使いやすかったです。

食べログ仕入発注の操作画面について

まとめ

仕入・発注システムの導入は、食堂の業務効率化や発注ミスの削減、在庫管理の改善など、多くのメリットがあります。また、小規模なお店であれば手軽に導入できる無料の仕入・発注アプリでも十分です。尚、仕入れ・発注アプリで注文した場合、仕入れ先の企業には、メールまたは内容を記したFAXが届きます。仕入先の企業が昔ながらの業態の場合、メールでの注文の受付に対応していない場合があります。導入前に、仕入れ先の企業にメールでの注文の受付が出来るのか、アプリ独自のフォーマットのFAXで注文を受け付けてくれるかどうか、確認が必要です。
山梨県の当店で実際に仕入・発注システムを導入した際に意外だったのが、メールでの発注を受け付けている取引先が少なかったことです。「FAXは毎日確認するのですが、メールは見るものが限られていて、見落とす可能性がありますので…。」という話もありました。そのため取引先への発注方法の９割はFAXでの連絡となりました。