親の小さな食堂をDXする体験記。飲食店ではアルバイトを雇っているお店も多く、アルバイトのシフト作成に苦労している店長やシフト担当者が多くいます。そこで、シフトが簡単に作成できるAirシフトをご紹介します。
親の小さな食堂はマスター(父)とママ(母)だけで切り盛りしているので、シフトを組むことはないのですが、Airシフトがとても便利だったのでご紹介いたします。
私はシフトを組んだ経験がない為、前職でお世話になった会社のシフト作成の担当者の方にも協力してもらい、シフトを作る時に悩む点などを交えながら、Airシフトを紹介していきたいと思います。
まずAirシフトはAirシフトに登録したスタッフ情報を、「シフトボード」というアプリに連携して利用します。かかる費用としては「シフトボード」と連携されているスタッフ1人につき月額110円かかります。月額費用はかかりません。他のシフト作成サービスが、1名につき300円～500円程度が相場なので、Airシフトはとても安いです。
シフト作成は大きく分けると「希望するシフトの収集」「希望をもとにシフト表を作成」「作成したシフト表を共有」の3つの作業があるようです。順にシフト担当者が抱える悩みと、Airシフトで改善できるポイントを紹介いたします。
シフト作成担当者の悩みとAirシフトで出来る事
スタッフの希望日を集めるときのシフト担当者の悩み
- 「シフトの希望をこの日までに提出してください」とお願いしても、期日までに提出してくれない。
- スタッフごと希望シフトの出し方が異なる（メール・LINE・電話）
Airシフトは希望シフトの提出や催促がアプリ内で完結
Airシフトでは、「シフトボード」というアプリと連携することで「シフトボード」から希望シフトの提出が可能です。また希望シフトの提出期限が近づいてきたときにスタッフに自動で知らせるリマインド機能があるので、提出忘れを防ぐことができます。
「シフトボード」を使った希望シフトの提出は簡単で、アプリ内のカレンダーから出勤したい日を選んで時間を登録するだけです。スマホの操作が苦手な方でも簡単に希望シフトを作って、シフトの担当者に送信できます。
シフトを作成するときのシフト担当者の悩み
- 希望を間違えずにエクセルに入力するのが大変。
- 希望をかなえつつも、全体で不公平感が生まれないようにシフトを埋めるのが大変。
- 業務の得意不得意を加味して、作業現場を割り振るのが大変。
- 繁忙・閑散に合わせて人数を合わせるのが大変。
- 店舗の人件費予算に合わせて人数を調整するのが大変。
- シフトが埋まらない時の調整が大変。
Airシフトを使えばシフト作成の時間を大幅に短縮！AIによる自動作成も可能
Airシフトではエクセルを使わずに、管理画面の操作でシフトが完成するのでエクセルの操作方法で悩みません。またスタッフから提出された希望シフトは自動的にシフト作成画面に反映されるので、入力ミスが起こりません。希望シフトが反映された後は、人件の予算やスタッフの得意不得意を加味して選択していくだけです。
また、スタッフの希望に対して、どの程度希望をかなえられたかといった数値や、スタッフ毎の人件費がリアルタイムでわかるので、不公平感が生まれないようなシフト作成が可能です。
もしも希望シフトで必要な人数が埋まらない場合は、Airシフトから「シフトボード」を通してスタッフ全員または個別のスタッフに依頼することも可能です。
さらに、配属部署(例えばキッチンやホールなど)ごと必要人数のモデルをあらかじめ登録しておいたり、各スタッフ毎の総労働時間や全体の人件費がリアルタイムで計算されるため、無駄な人員配置を防いだり、法律に抵触するのを防げます。
また、複数の店舗をAirシフトで管理できるので、多店舗展開している飲食店は、別店舗でシフトに入っていないスタッフにヘルプをお願いすることもできますね。
シフトを作成した後の手間もアプリで解決
- スタッフごとシフトの確認方法が異なっていて手間がかかる（メール・LINE・電話）
- シフト表のプリントアウトが大変
作成したシフト表はボタン一つでPDFに変換して「シフトボード」上で共有できます。スタッフの体調不良などでシフトを変更した場合もボタンひとつで共有できます。スタッフはスマホの画面でいつでもシフトを確認できます。シフトの変更が多いお店は、1週間ごとにシフトを共有するといったことも可能です。
freee人事労務との自動連携で給与計算・振込までの手間も軽減できます
Airシフトには打刻機能もあります。出勤時に管理画面を操作してスタッフ各々が打刻します。その打刻データを人事労務管理ソフトの「freee人事労務」と自動連携することが可能です。自動連携なので、データを加工することなく給与計算から振込まで出来ます。すごいですね。
まとめ
シフトの担当者の方の協力で、シフト作成時の苦労がわかったのですが、Airシフトを利用することでかなりの負担を軽減できそうです。Airシフトの管理画面はシンプルで、シフト作成者だけが操作に慣れればいいのですが、今までのやり方に慣れているスタッフに「シフトボード」を使ってもらうのが一番大変だと思いました。